Politique de confidentialité

Objectif

Cette politique de confidentialité établit l’engagement d’Art Systèmes Canada à protéger les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25). Elle vise à garantir que les renseignements personnels collectés, utilisés ou divulgués soient protégés en accord avec les lois applicables.

Portée

Cette politique s’applique à tous les employés, sous-traitants et tiers qui manipulent des renseignements personnels pour le compte d’Art Systèmes Canada au Québec ou concernant des résidents québécois.

Définitions

Renseignement personnel : Toute information concernant une personne identifiable, telle que définie par la Loi 25 du Québec.
Incident de confidentialité : Tout accès, utilisation, divulgation ou perte non autorisés de renseignements personnels.

Énoncés de la politique

1. Collecte des renseignements personnels

Art Systems Canada collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ses services, comme l’ouverture de compte ou l’évaluation de crédit. Le consentement est obtenu de façon explicite, conformément à la Loi 25, avant ou au moment de la collecte, sauf exceptions prévues par la loi (ex. : obligations légales).

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires aux fins suivantes, dont :

Nom complet, titre et coordonnées (courriel, téléphone, adresse)
Informations sur l’entreprise en lien avec les services offerts
Identifiants d’appareils (adresse IP, adresse MAC)
Données requises pour le soutien technique ou les contrats de service
Informations d’utilisation et diagnostics (journaux, billets de soutien)

Méthodes de collecte :

Par les formulaires de notre site web
Lors de la prestation de services et du soutien technique
Par communications (courriels, appels téléphoniques)
Par nos outils de surveillance et services TI gérés

2. Utilisation et divulgation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins précisées lors de la collecte ou telles que permises par la Loi 25. Toute divulgation à des tiers se fait avec le consentement explicite ou lorsque requis par la loi, et les destinataires sont tenus à la confidentialité.

Utilisations prévues :

Fournir et gérer les services et le soutien TI
Maintenir les ententes de service et relations d’affaires
Sécuriser les systèmes et détecter tout accès non autorisé
Répondre aux demandes de service ou d’information
Se conformer aux obligations légales et aux exigences d’audit interne

Aucune autre utilisation ne sera faite sans votre consentement explicite.

3. Sécurité des données

Art Systems Canada applique des mesures de sécurité rigoureuses, incluant le chiffrement, pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé ou incident de confidentialité, conformément à la Loi 25.

Mesures de protection mises en place :

Sauvegardes chiffrées
Contrôles d’accès selon les rôles
Pare-feu et protection antivirus
Audits réguliers et surveillance continue
Ententes de confidentialité et formations pour les employés

4. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Conformément à la Loi 25, Art Systems Canada réalise des EFVP pour tout projet client impliquant des renseignements personnels, notamment en cas de transfert de données à l’extérieur du Québec. Ces évaluations visent à identifier les risques et à assurer le respect des obligations de confidentialité.

Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel. Nous pouvons toutefois le partager avec :

Les employés et sous-traitants autorisés, dans la mesure nécessaire à leur rôle
Les fournisseurs infonuagiques (ex. : Microsoft, services de sauvegarde), sous ententes strictes de confidentialité
Les autorités légales, si la loi l’exige

Tous les tiers doivent se conformer aux exigences de la Loi 25.

5. Incidents de confidentialité

En cas d’incident, Art Systems Canada s’engage à :

Évaluer le risque de préjudice pour les personnes concernées
Aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes touchées si un risque sérieux est identifié, conformément à la Loi 25
Tenir un registre de tous les incidents pendant une période de 5 ans

6. Conservation et destruction des données

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à la prestation des services ou selon les obligations légales. Une fois inutiles, les données sont détruites ou anonymisées de façon sécuritaire, soit par effacement numérique irréversible, soit par une entreprise certifiée pour les documents physiques.

7. Droits des individus

Conformément à la Loi 25, toute personne résidant au Québec peut :

Accéder à ses renseignements détenus par Art Systems Canada
Demander la correction de données inexactes ou incomplètes
Retirer son consentement à l’utilisation ou la divulgation, sauf restrictions légales

Toute demande sera traitée dans un délai de 30 jours, comme l’exige la loi.

8. Partage avec des tiers

Lors de tout partage de données avec des tiers, Art Systems Canada s’assure que ceux-ci respectent la Loi 25 par des ententes contractuelles. Les transferts à l’extérieur du Québec sont soumis à des évaluations afin de garantir une protection équivalente.

9. Formation et sensibilisation

Tous les employés et parties prenantes concernées reçoivent une formation annuelle sur la Loi 25 et les pratiques de protection des renseignements personnels pour assurer l’application rigoureuse de cette politique.

10. Gouvernance de la politique

Le Responsable de la protection des renseignements personnels (RPVP) est chargé de superviser la conformité à cette politique et à la Loi 25. La politique est révisée annuellement pour refléter toute mise à jour législative ou organisationnelle.

Coordonnées

Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels :
Marie-Josée Laplante
📧 MJLaplante@art-systems.net
📞 1 514 279-7754

Date d’entrée en vigueur : Juillet 2023
Dernière mise à jour : Septembre 2024